Documentos Necessários

Bom, sabemos que basicamente o que o paciente precisa ter em mãos para ser atendido pelo programa é um documento oficial com foto e receita médica ou documento equivalente.
Abaixo vamos abordar cada exigência dos documentos e quais os documentos devem ser armazenados.

Documento Oficial com Foto

• Preferência ao RG: Embora possamos aceitar outros documentos oficiais com foto, recomendamos o RG. A única exigência é que o documento esteja legível.
• O RG ou CNH comprova que o paciente está retirando os medicamentos.

Receita Médica ou Documento Equivalente

• A receita deve ter sido emitida nos últimos 180 dias.
• Deve conter o endereço do hospital ou clínica.
• Nome e endereço do paciente devem estar presentes.
• O carimbo do médico com seu nome e CRM/RMS, além da assinatura, são obrigatórios.

Fraldas

• O laudo médico deve conter todos os itens mencionados e um número de CID para justificar o uso das fraldas.

Absorventes

• Apresente o comprovante emitido no aplicativo do SUS. Aqui tem um guia de como emitir online caso a paciente não tenha celular.

Terceiros e Procuração

• Quando um terceiro retira os medicamentos, solicite a procuração autenticada em cartório com validade de 1 ano.
• Guarde também um documento oficial com foto do procurador.

Procedimento de Venda

Agora devemos ir até nosso sistema de vendas e fazer o procedimento d pre autorização que normalmente nos pede CRM/RMS, data da prescrição, quantidade solicitada, quantidade diária e se o paciente é usuário bolsa familia ou não.
A pre autorização dando certo, finalize a venda até a emissão do cupom fiscal e vinculado.

Cupom fiscal e vinculado:

• Cupom Vinculado Assinado: Não é suficiente para comprovar a legalidade da venda. É necessário também guardar o cupom fiscal.
• O cupom vinculado deve ter a assinatura do paciente próxima ao documento com foto e seu endereço.
• Se o sistema de gestão tiver cadastro de pacientes, facilitará a questão do endereço, pois será impresso no cupom.

O Que Deve Ser Guardado?

A resposta mais acertada seria TUDO.
Vamos recapitular: a portaria prevê que a documentação que prova as vendas deve ser guardada por 10 anos, de forma física e digital, ou fisicamente em dois lugares diferentes, em ordem cronológica de emissão. É muito comum os credenciados guardarem esses documentos em pastas de clientes, mas isso, com certeza, vai atrapalhar o serviço de separação dos documentos durante uma auditoria.

Cada venda é composta por um dossiê de 4 documentos que devem ser guardados por 10 anos. Aqui, muitas pessoas fazem cópias e gastam centenas de reais mensalmente com folhas e cartuchos para impressora, e estão sujeitas ao tempo. Trabalhamos há 12 anos com isso, e a quantidade de documentos que se perde quando guardado fisicamente não é brincadeira. Sugerimos, portanto, que você guarde os documentos de forma eletrônica, preferencialmente na nuvem (Google Drive, OneDrive).

Ou melhor ainda, você pode guardar em um sistema de gestão como o DIGIPOP. Com o Digipop, você pode armazenar todos os documentos na nuvem, utilizando o scanner da loja ou a câmera do celular.